Algemeen

Het College van Keurmeesters (roepnaam: Het College) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van deelnemers, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Het College met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.  Het College houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt. In deze privacyverklaring staat beschreven hoe Het College persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens en portretrecht staat in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

Wat wordt onder persoonsgegevens verstaan?

Onder -persoonsgegevens- wordt verstaan de informatie die herleidbaar is tot een persoon, bijvoorbeeld een naam, een woonadres of een e-mailadres, maar ook door een foto.

De bescherming van deze gegevens is geregeld in de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Deze verordening en wet helpen de privacy van burgers te beschermen en geldt ook voor persoonsgegevens die via internet worden verzameld, gebruikt, bewaard en/of verspreid.

Waarvoor gebruikt Het College vooral uw gegevens?

Als vereniging verwerken wij persoonsgegevens voor de onderstaande doelen:

• Lidmaatschap;
• Inschrijven en correspondentie voor evenementen en bijeenkomsten;
• Uitsturen van nieuwsbrieven en/of informatie;
• Verwerken van enquêtes en resultaten daarvan;
• Uitnodigingen voor (leden)vergaderingen;
• Communiceren van foto- en beeldmateriaal  oa via social media;
• Facturaties en bankoverschrijvingen.

Welke gegevens verwerkt Het College?

• Naam, adres, postcode, woonplaats en werkplek van de leden;
• E-mailadres(sen) (werk en indien van toepassing prive);
• Telefoonnummer(s);
• Lidnummers;
• Bankrekeningnummer;
• Reacties op diverse (actuele) onderwerpen.

Deze gegevens zijn of worden oa. opgeslagen in de volgende systemen en files:

• De verenigingswebsite en componenten van die website waar gegevens van deelnemers worden verzameld, opgeslagen voor gebruik bij door de vereniging georganiseerde evenementen, kampioenschappen en als naslag materiaal;
• RABO-internetbankieren;
• Op computer(s) van bestuursleden (mailboxen);
• In interne en externe back-upfiles van de secretaris, penningmeester en webmaster(s), middels Word en Excel bestanden.

Hoe lang en waarvoor bewaart Het College deze gegevens?

Het College bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De gegevens in de boekhouding blijven langere tijd aanwezig. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als ook bijvoorbeeld bankgegevens, transacties en lidmaatschappen. Na afloop van een evenement worden de gegevens nog 7 jaar bewaard voor fiscale doeleinden. Formulieren die bij aanmelding van het evenement worden ingevuld worden direct na afloop van het evenement weggegooid, tenzij deze van belang zijn als documetatie van vergaderingen. De gegevens kunnen alleen bekeken worden door een geselecteerd aantal bestuursleden, de penningmeester, secretaris en houder(s) van de ledenadministratie en/of de webmaster(s). 

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Het College verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden indien dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of afspraken daarover. E-mailadressen mogen niet gedeeld worden zonder uitdrukkelijke toestemming van individuele personen en 1 of meer leden van het bestuur.

Toestemming voor het plaatsen van beeldmateriaal

Voor het maken van beeldmateriaal dat geplaatst zou kunnen worden op de websites of social media van Het College en in de nieuwbrieven, hebben wij soms toestemming nodig. Deze toestemming kan op elk gewenst moment door de betrokkene worden ingetrokken. Zie ook bij Portretrecht.

Portretrecht

Het portretrecht is een bijzondere beperking van het auteursrecht.

Het geeft geportretteerde personen onder bepaalde voorwaarden het recht zich te verzetten tegen publicatie van hun portret daarop herkenbaar de betrokkene. De fotograaf heeft het auteursrecht op de door hem gemaakte foto van een persoon, maar mag deze foto niet zonder toestemming publiceren.
Onder portret wordt in dit geval verstaan: elke afbeelding waarop iemand herkenbaar is weergegeven, bijvoorbeeld in een foto, schilderij, tekening of in filmbeelden. Als er op een foto of film meerdere personen te zien zijn, heeft elk van hen het portretrecht.
Bij het portretrecht wordt onderscheid gemaakt tussen een in opdracht van de geportretteerde gemaakt portret en een portret dat niet is gemaakt in opdracht van de geportretteerde. Is er sprake van een opdracht, dit is bijvoorbeeld het geval bij trouwreportages etc., dan heeft de geportretteerde sowieso het recht zelf het portret te verveelvoudigen en mag openbaarmaking alleen plaatsvinden met toestemming van de geportretteerde. Het portretrecht blijft tot tien jaar na de dood van de geportretteerde in stand. Het is alleen uit te oefenen door de directe rechthebbenden.
Als de afbeelding niet in opdracht van of ten behoeve van de afgebeelde persoon is gemaakt, is het portretrecht beperkt. De geportretteerde kan zich alleen tegen openbaarmaking verzetten als hij daarbij een redelijk belang heeft. Dit zijn bijvoorbeeld privacy-overwegingen of het belang om niet publiekelijk belachelijk gemaakt te worden. Hierbij kan worden afgewogen welk belang zwaarder weegt: het recht op privacy of het recht op vrije meningsuiting en persvrijheid.

Ook commerciële belangen tellen mee. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om het portret van een bekende persoonlijkheid te gebruiken voor reclame als hiervoor geen toestemming is gegeven. Daarnaast kan door de geportretteerde bezwaar gemaakt worden wanneer de afbeelding wordt gebruikt om reclame of propaganda te maken voor iets waar de afgebeelde persoon niet achter staat.

augustus 2023